Så fungerar det

DATABESTÄLLNING – underlag till prisanalys (ProfitLens)

1. OMFATTNING
- Transaktionsdata på radnivå: varje rad ska motsvara en enskild fakturarad eller orderrad (line item), inte en hel order eller sammandrag. Om en order innehåller fem olika artiklar levereras den som fem separata rader.
- Period: ett helt år – kalenderår eller rullande 12 månader fram till senaste stängda månad. Två år ger år-för-år-jämförelse, och med fyra kompletta kvartal visas rullande tolvmånadersvärden. Uppdatera gärna varje kvartal: nya filer kan komplettera historiken eller ersätta en tidigare period, och varje analys sparas som en version så att utvecklingen kan följas över tid.
- Hela försäljningen inom den enhet som ska analyseras. Om något exkluderas (bolag, land, kanal, internförsäljning) – ange vad och varför.
- För större koncerner: analysera en sammanhållen affärsenhet, division eller marknad per analys, där valuta och prislogik är konsekvent.
- Ingen aggregering, ingen pivottabell, inga summarader eller mellanrubriker.

2. FÄLT PER RAD
- Datum (OBLIGATORISK) – Transaktionsdatum (ÅÅÅÅ-MM-DD). Alternativt år och månad i två separata kolumner.
- Kundnummer (OBLIGATORISK) – Unik nyckel per kund, samma genom hela filen.
- Kundnamn (valfri) – Kundens namn.
- Artikelnummer (OBLIGATORISK) – Unik nyckel per produkt, samma genom hela filen.
- Produktnamn (valfri) – Produktens benämning.
- Volym (OBLIGATORISK) – Antal sålda enheter på raden. Negativt värde för kredit/retur.
- Pris per enhet (OBLIGATORISK) – Nettopris efter rabatt, i filens valuta. Ange om det är brutto.
- Kostnad per enhet (rekommenderad) – Standardkostnad, inköpspris eller självkostnad – ange vilken.
- Belopp (valfri) – Radens totalbelopp (volym × pris).
- Valuta (rekommenderad) – Valutakod per rad, eller besked om att hela filen har en valuta.
- Rabatt (valfri) – I belopp eller procent – ange vilket. Efterrabatter i egen kolumn.
- Listpris (valfri) – Bruttopris före rabatt, om det finns.
- Kundsegment (rekommenderad) – T.ex. bransch, storlek eller kanal. Kan ligga i eget blad.
- Säljare (rekommenderad) – Ansvarig säljare eller säljkod.

3. FORMAT
- Excel (.xlsx) eller CSV (UTF-8). Max 100 MB per fil. Större underlag delas upp per period (t.ex. ett år per fil); varje fil laddas upp separat och läggs ihop med föregående via Komplettera historiken. För underlag över 100 000 rader rekommenderas CSV i första hand – det minskar filstorleken kraftigt och hanterar hundratusentals rader utan att slå i filgränsen.
- Exakt en rubrikrad överst i varje blad. Inga sammanslagna celler, inga tomma kolumner mellan fälten.
- Kolumnnamnen får vara systemets egna – vi mappar dem i nästa steg.
- Datum som riktigt datum (ÅÅÅÅ-MM-DD). Om bara år och månad finns, lämna dem som två separata kolumner.
- Tal som tal, inte text. Ingen tusentalsavgränsare, ingen valutasymbol i cellen. Decimaltecken konsekvent i hela filen.
- Negativa belopp som minustecken, inte parentes.
- Kreditrader och returer ska vara med och markeras (egen kolumn eller negativ volym).

4. PRIS OCH KOSTNAD
- Ange tydligt om priset är brutto (listpris) eller netto efter rabatt. Blanda aldrig i samma kolumn.
- Om både listpris och nettopris finns: leverera båda som egna kolumner.
- Rabatt anges antingen i belopp eller i procent – ange vilket. Efterrabatter, bonus och årsbonus i egna kolumner om de finns.
- Kostnad per enhet: ange vilken kostnad det är (standardkostnad, senaste inköpspris, genomsnittlig självkostnad) och när den senast uppdaterades.
- Valuta: en kolumn med valutakod, eller besked om att hela filen är i en och samma valuta.

5. NYCKLAR OCH REGISTER
- Kundnummer och artikelnummer ska vara samma nycklar genom hela filen.
- Riktiga namn behövs inte. Kunder och produkter får maskeras (t.ex. "Kund A"), men maskeringen måste vara konsekvent: samma kund/produkt ska alltid ha samma masknamn genom hela filen och i alla blad. Ange vilka kolumner som är maskerade.
- Om kundsegment, region, kanal eller säljare finns i ett separat register – skicka med det som eget blad med kundnumret som nyckel.
- Om kostnad eller fakturerat utfall ligger i ett annat system – skicka som eget blad och ange vilken nyckel som kopplar ihop det med transaktionerna.

6. ÖVRIGT
- Ju bättre underlag, desto skarpare analys — men filen behöver inte städas. Tomma fält, dubbletter och konstiga värden hanteras och rapporteras i vår kvalitetskontroll.
- Skicka gärna en kort notering om kända begränsningar i datan (systembyte, ofullständig period, artikelnummer som återanvänts).