So funktioniert es

DATENANFORDERUNG – Grundlage für die Preisanalyse (ProfitLens)

1. UMFANG
- Transaktionsdaten auf Positionsebene: Jede Zeile entspricht einer einzelnen Rechnungs- oder Auftragsposition (Line Item), nicht einer ganzen Bestellung oder einer Zusammenfassung. Enthält ein Auftrag fünf verschiedene Artikel, wird er als fünf getrennte Zeilen geliefert.
- Zeitraum: ein ganzes Jahr – Kalenderjahr oder die letzten 12 Monate bis zum letzten abgeschlossenen Monat. Zwei Jahre ermöglichen einen Jahresvergleich, und vier vollständige Quartale liefern rollierende Zwölfmonatswerte. Aktualisieren Sie gern vierteljährlich: Neue Dateien können den Verlauf ergänzen oder einen früheren Zeitraum ersetzen, und jede Analyse wird als Version gespeichert, sodass die Entwicklung über die Zeit verfolgt werden kann.
- Der gesamte Umsatz der zu analysierenden Einheit. Falls etwas ausgenommen wird (Gesellschaft, Land, Kanal, Innenumsatz) – bitte angeben, was und warum.
- Für größere Konzerne: Analysieren Sie pro Durchlauf eine zusammenhängende Geschäftseinheit, Division oder einen Markt, mit einheitlicher Währung und Preislogik.
- Keine Aggregation, keine Pivot-Tabellen, keine Zwischensummen oder Überschriften.

2. FELDER PRO ZEILE
- Datum (ERFORDERLICH) – Transaktionsdatum (JJJJ-MM-TT). Alternativ Jahr und Monat in zwei getrennten Spalten.
- Kundennummer (ERFORDERLICH) – Eindeutiger Schlüssel pro Kunde, durchgängig gleich.
- Kundenname (optional) – Name des Kunden.
- Artikelnummer (ERFORDERLICH) – Eindeutiger Schlüssel pro Produkt, durchgängig gleich.
- Produktname (optional) – Bezeichnung des Produkts.
- Menge (ERFORDERLICH) – Verkaufte Einheiten der Position. Negativ für Gutschriften/Retouren.
- Stückpreis (ERFORDERLICH) – Nettopreis nach Rabatt, in der Währung der Datei. Angeben, falls brutto.
- Stückkosten (empfohlen) – Standardkosten, Einkaufspreis oder Vollkosten – bitte angeben.
- Betrag (optional) – Positionsgesamtbetrag (Menge × Preis).
- Währung (empfohlen) – Währungscode pro Zeile oder Hinweis, dass die Datei eine einheitliche Währung hat.
- Rabatt (optional) – Als Betrag oder Prozent – bitte angeben. Bonuszahlungen in eigener Spalte.
- Listenpreis (optional) – Bruttopreis vor Rabatt, falls vorhanden.
- Kundensegment (empfohlen) – Z. B. Branche, Größe oder Kanal. Kann als eigenes Blatt geliefert werden.
- Vertriebler (empfohlen) – Verantwortlicher Verkäufer oder Verkäufercode.

3. FORMAT
- Excel (.xlsx) oder CSV (UTF-8). Max. 100 MB pro Datei. Größere Datenmengen werden nach Zeitraum aufgeteilt (z. B. ein Jahr pro Datei); jede Datei wird separat hochgeladen und mit der vorherigen über „Historie ergänzen“ zusammengeführt. Für Datensätze mit über 100 000 Zeilen wird CSV empfohlen – es reduziert die Dateigröße erheblich und verarbeitet Hunderttausende Zeilen, ohne die Dateigrenze zu erreichen.
- Genau eine Kopfzeile oben in jedem Blatt. Keine verbundenen Zellen, keine leeren Spalten zwischen den Feldern.
- Spaltennamen dürfen die eigenen des Systems sein – wir ordnen sie im nächsten Schritt zu.
- Datumsangaben als echte Daten (JJJJ-MM-TT). Falls nur Jahr und Monat vorhanden sind, als zwei getrennte Spalten liefern.
- Zahlen als Zahlen, nicht als Text. Keine Tausendertrennzeichen, keine Währungssymbole in Zellen. Einheitliches Dezimalzeichen.
- Negative Beträge mit Minuszeichen, nicht in Klammern.
- Gutschriften und Retouren müssen enthalten und gekennzeichnet sein (eigene Spalte oder negative Menge).

4. PREIS UND KOSTEN
- Klar angeben, ob der Preis brutto (Listenpreis) oder netto nach Rabatt ist. Niemals in derselben Spalte mischen.
- Falls Listen- und Nettopreis vorhanden sind: beide als eigene Spalten liefern.
- Rabatt als Betrag oder Prozent – bitte angeben. Bonus- und Jahresrückvergütungen in eigenen Spalten, falls vorhanden.
- Stückkosten: angeben, welche Kosten es sind (Standardkosten, letzter Einkaufspreis, durchschnittliche Vollkosten) und wann sie zuletzt aktualisiert wurden.
- Währung: eine Spalte mit Währungscode oder Hinweis, dass die gesamte Datei eine Währung hat.

5. SCHLÜSSEL UND STAMMDATEN
- Kundennummer und Artikelnummer müssen durchgängig dieselben Schlüssel sein.
- Echte Namen sind nicht erforderlich. Kunden und Produkte dürfen maskiert werden (z. B. "Kunde A"), die Maskierung muss jedoch durchgängig sein: derselbe Kunde/dasselbe Produkt trägt immer denselben Decknamen, in der ganzen Datei und in allen Blättern. Bitte angeben, welche Spalten maskiert sind.
- Kundensegment, Region, Kanal oder Vertriebler in einem separaten Register? Als eigenes Blatt mit der Kundennummer als Schlüssel liefern.
- Kosten oder Fakturaergebnis in einem anderen System? Als eigenes Blatt liefern und angeben, welcher Schlüssel die Verknüpfung herstellt.

6. SONSTIGES
- Je besser die Daten, desto schärfer die Analyse — aber die Datei muss nicht bereinigt werden. Leere Felder, Duplikate und ungewöhnliche Werte werden in unserer Qualitätskontrolle behandelt und berichtet.
- Gern eine kurze Notiz zu bekannten Datenbeschränkungen (Systemwechsel, unvollständiger Zeitraum, wiederverwendete Artikelnummern).